업무관리 프로세스 Asana 도입
고객 의뢰 사항
기업 고객 조직 구성원들의 업무가 모두 하나의 데이터베이스에 기록되어 구성원들의 리소스와 성과가 계산될 수 있도록 해 달라는 의뢰를 받았습니다. 의뢰인인 대표님께서는 업무와 프로젝트가 관리되기 위해선 먼저 업무가 시각화되고 추적되어야 한다는 것을 아주 잘 이해하고 계셨습니다.
많은 조직들이 수 많은 업무 관리도구를 사용하고 있지만, 왜 사용해야 하는지, 어떻게 사용해야 하는지 경영자 분과 조직원들이 제대로 알고 사용하는 경우는 드뭅니다. 그래서 안타깝게도 업무생산성을 올리고 조직의 목표달성을 위해 도움이 되어야 할 업무 관리 도구가 오히려, 생산성을 저해하는데 사용되거나 조직원들의 동기를 저하시키기도 합니다. 업무 관리에 대한 목적과 방법에 대해 자세한 내용은 쿠스랩의 업무 관리 아티클,을 확인해 보세요.
고객의 AS IS
아래 사진은 엑셀/스프레드시트를 활용한 업무 관리 예시입니다.
고객은 수 년간, 업무 관리를 위해, 스프레드시트를 최적화하여 사용하고 계셨고 제가 보기에도 꽤나 고도화 되어 있었습니다.
쿠스랩이 중요하게 생각하는 것은 적정 기술의 사용입니다. 만약, 고객사가 이미 사용하고 있는 도구와 프로세스가 현재 조직과 비즈니스 운영에 적합하다면, 굳이 새로운 도구와 시스템을 제안하지 않습니다.
그러나 이번 의뢰 케이스에선, 현재 나름 고도화 및 최적화된 구글 스프레드시트로는 운영 비용이 많이 들고, 담당자의 업무 추적과 알림이 제대로 가지 않는다는 문제가 있었습니다. 또한 데이터 중복이 일어날 수 있어 데이터 정합성을 깨는 문제도 있었습니다. 마지막으로 가장 치명적인, 고객사의 고객 문의 요청의 추적이 어려워 누락하게 될 가능성이 있었습니다.
쿠스랩 TO BE 솔루션
대부분 위와 같은 업무 관리의 문제 해결을 위해서 Asana, Trello, JIRA, Monday, 플로우 등등, 수 많은 업무 관리 도구들이 존재합니다. 각 도구마다 장단점이 있고 유사하지만 저는 Asana를 제안하였습니다. Asana의 장점은 간결하고 학습커브가 낮으면서도 동시에 복잡하고 다양한 커스텀 자동화가 가능하다는 것입니다. 무엇보다 오래되고 많은 사용자들을 보유하고 있다보니 다른 시스템, 도구들과도 연동 연결에도 매우 큰 장점을 보입니다. (e.g. Asana - Google Calendar, Asana - Zendesk 등)
단순히 업무 관리를 도구하고 구매하여 전사에 적용하는 것은 쉽습니다. 그러나 이렇게 도입되는 프로세스는 효과를 보지 못하고 오히려 조직원들에게 혼란을 제공합니다.
제안, 도입하는 도구가 고객사의 업무 프로세스에 변화를 준다면, 프로세스 변경에 대한 배경과 맥락, 목적을 분명히 조직에게 전달해 줄 것을 고객사에게 요청하고 권장합니다.
AS IS 업무 프로세스 파악
쿠스랩은 가장 먼저, 현재 조직이 사용하고 있는 업무 관리 프로세스를 디테일하게 파악하기 위해 리더급 조직원 분드르의 인터뷰와, 현재 업무 프로세스 시각화를 먼저 진행하였습니다. 이후, 개선 필요 부분과 새로운 툴인 Asana를 통해 해결할 수 있는 문제들을 소개하고 제안하여, 대표님과 리더분의 공감을 가장 먼저 샀습니다. 대표님과 리더 분들이 가장 동기화 되어있어야만, 이후 조직원들에게 같은 레벨로 업무가 돌아가게 할 수 있습니다.
교육, 온보딩
그리고 무엇보다, 조직원들이 새로운 도구를 알아서 눈치껏 배워서 사용하라고 하는 것에서도 문제가 발생합니다. 조지은 늘 바쁘고, 새로운 도구와 프로세스 학습에 여유가 없습니다. 따라서 늘 소수많이 도구와 프로세스에 대한 이해도가 높은 편 입니다. 따라서 도구를 사용하는 방법에 대해, 기본부터 현재 조직에 맞춤형으로 추가 교육 콘텐츠 (문서 + 영상)를 제작하고, 또 실습형 세미나로 리더분들의 온보딩을 도왔습니다.
공식 사용자 매뉴얼이 존재하지만, 현재 조직 업무 프로세스 맥락에 맞게 꼭 필요한 부분을 순서에 맞게 전달하는 것은 도움이 됩니다.
시스템 세팅
SaaS 도구 도입이 가장 큰 허들은 바로 고객사 상황에 맞는 시스템 세팅(설정)입니다. 새로운 도구 사용에도 익숙지 않은데, Admin 기능을 파악하고 조직에 맞게 맞춤형 설정을 하는 것은 더욱 어렵습니다. 이럴 때 전문가의 도움을 받아 초기 세팅을 적절하게 진행하는 것은, 도구와 시스템을 잘 활용하기 위해 매우 중요합니다. 대부분의 고객들이 과한 시스템과 도구를 도입하고, 적절한 맞춤형 세팅을 진행하지 못해, 도구 사용을 포기하는 경우가 많습니다. 저 역시 각종 CRM들의 세팅에 실패하여 시간이 오래 지나도 도구를 잘 사용하지 못했던 경험이 있습니다. 하나의 디폴트 세팅으로 모든 조직에서 그냥 사용하기엔, 도구 사용을 통해 업무 생산성을 높이려는 목적을 해칩니다.
쿠스랩 서비스는 문제를 해결해 드릴 뿐 아니라, 문제가 어떻게 해결되었는지, 향후 유지 운영 관리는 어떻게 해야하는지 상세한 매뉴얼 산출물을 함께 제공해 드립니다.